תנאי שימוש למשרד

1. הצדדים והשירות

מסמכנט מופעלת בידי מיטב לוי, עוסק מספר 326026002, מרחוב איריס 89, מבועים, דוא"ל: mismachnet@gmail.com, להלן "המפעיל".

השירות מיועד למשרדי רואי חשבון, יועצי מס ומנהלי חשבונות, להלן "המשרד". השירות כולל ניהול לקוחות, איסוף מסמכים, שאלונים, הודעות ותזכורות, וכן הכנת מסמכים ושליחתם לחתימה אלקטרונית.

ההתקשרות היא בין המפעיל לבין המשרד. מי שמאשר את התנאים בשם המשרד מצהיר שהוא מוסמך להתקשר בשמו. התנאים אינם מטילים על לקוחות המשרד את חובות התשלום והשיפוי של המשרד, ואינם גורעים מזכויותיהם לפי דין.

מדיניות הפרטיות והסכם עיבוד המידע הם חלק מההתקשרות. במקרה של סתירה בעניין עיבוד מידע אישי, יגבר הסכם עיבוד המידע.

2. חשבון והרשאות

המשרד ימסור פרטים נכונים, ישמור על סודיות אמצעי הגישה ויעניק הרשאות רק למי שזקוק להן. עם סיום תפקידו של משתמש, המשרד יבטל את הרשאותיו.

שיוך לקוח לעובד אינו מגביל את הגישה לתיק הלקוח. משתמשים מורשים של המשרד יכולים לצפות בכלל תיקי המשרד בהתאם להרשאות תפקידם.

למפעיל ולנותני שירות מורשים מטעמו עשויה להיות גישה למידע לצורך תמיכה, תחזוקה ואבטחת השירות בלבד, בכפוף לחובות הסודיות והגנת המידע.

המשרד יודיע למפעיל ללא דיחוי על חשד לדליפת אמצעי גישה או לשימוש בלתי מורשה.

3. איסוף מסמכים וחיבור לענן

במסלולי איסוף המסמכים לדוח שנתי ולהצהרת הון, הקבצים מועברים למייל או לחשבון הענן שהמשרד הגדיר. מסלולים אלה אינם מיועדים לשמש ארכיון מסמכים במסמכנט. נתוני ניהול, תשובות לשאלונים, סטטוסים ותיעוד הסכמות נשמרים בהתאם למדיניות הפרטיות.

חיבור חשבון ענן נעשה בהוראת המשרד ובהרשאתו. מסמכנט רשאית לבצע במסגרת ההרשאות שניתנו את הפעולות הדרושות לאיתור ויצירת תיקיות, לשמירת מסמכים ולעדכונם. המשרד אחראי להרשאות השיתוף ולאבטחת חשבון הענן שבשליטתו.

בשירות ההחתמות נשמרים מסמכים במסמכנט גם כאשר נשלח עותק למייל או לענן של המשרד, כמפורט להלן.

4. שירות ההחתמות

השירות מאפשר העלאת מסמך, הגדרת נמענים ושדות, שליחת בקשות חתימה ותזכורות, מילוי וחתימה, הפקת עותק חתום ותיעוד התהליך.

השירות כלול במנוי. הודעות לנמענים במסגרת ההחתמה, לרבות בקשות חתימה, תזכורות, קודי אימות והודעות עם עותק חתום, נספרות במכסת ההודעות של המשרד.

ההפעלה למשרד כפופה לפתיחת שירות ההחתמות בחשבונו. התראות הנשלחות למשרד עצמו אינן נספרות במכסת הודעות הלקוחות. בחבילה ללא הגבלה אין חסימה לפי מכסת הודעות. כשל או סיום מכסה עשויים לעכב הודעות; קודי אימות לבקשת חתימה קיימת עשויים להישלח ולהיספר גם לאחר מיצוי המכסה, בהתאם למנגנון השירות.

השירות מאפשר חתימה אלקטרונית. המפעיל אינו גורם מאשר ואינו מנפיק תעודות אלקטרוניות מאושרות. אין התחייבות שהחתימה מקיימת את התנאים לסיווגה כחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת לפי חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001.

המשרד אחראי לבדוק את דרישות החתימה והזיהוי החלות על המסמך ועל הגוף שאליו הוא מיועד. השירות אינו מחליף אישור ייעודי למערכת, אישור נוטריוני, אימות מקצועי או דרישה אחרת שלא התקיימה.

תבניות מסמכים הן כלי עזר. הן אינן חוות דעת משפטית או התחייבות להתאמה לכל שימוש. המשרד אחראי לבדוק ולהתאים את תוכנן לפני שליחתן.

5. זיהוי, הסכמה ותיעוד

המשרד אחראי לנכונות פרטי הנמענים, להגדרת מקבלי העותקים ולבחירת אמצעי האימות המתאים.

קוד אימות מסייע להוכיח גישה לערוץ שאליו נשלח. הוא אינו כשלעצמו בדיקת תעודת זהות או אישור לסמכות לחתום בשם אחר. חתימה באמצעות נמען ראשי אינה מהווה אימות עצמאי של נמען נוסף.

המשרד ינחה את הנמענים שלא לשתף קישורי חתימה וקודי אימות. על המשרד לוודא שהחותם פועל בשם עצמו או מכוח הרשאה מתאימה.

מסמכנט תשמור תיעוד של פעולות החתימה, אמצעי האימות שהופעלו וההסכמה שניתנה. במנוי פעיל ניתן לייצא מסמכים ותיעוד; לאחר סיום המנוי חלה הגבלת הייצוא שבסעיף 6. ניתן להפיק מסמך חתום ללא דף ראיות מצורף בהתאם להגדרות המשרד; תיעוד נפרד נשמר במערכת. אין התחייבות שתיעוד זה לבדו יכריע מחלוקת או יוכיח בכל מקרה את זהות המבצע.

תיעוד החתימות עשוי לכלול פרטי נמענים, מועדי פעולות, סוג אימות, נוסח וגרסת הסכמה, כתובות IP, נתוני דפדפן וטביעות קבצים. ייצוא התיעוד לאחר סיום המנוי אינו כולל תוכן מסמך, ערכי שדות, תמונות חתימה או צירופים. תיעוד היסטורי עשוי להיות חלקי או לכלול מידע ששוחזר לאחר תקלה. מסמכנט תציין מגבלות ידועות ותבחין בין מידע שנרשם בזמן הפעולה לבין מידע משוחזר; היא לא תציג פרטי זיהוי שלא תועדו במקור כאילו תועדו בזמן הפעולה.

אין בתנאים אלה כדי לשנות נטל הוכחה בניגוד לדין, למנוע טענה בדבר זיוף או התחזות, או לשלול זכות לערער על חתימה.

6. שמירה, ייצוא ומחיקה

מסמכי המקור, המסמכים החתומים, הצירופים ותיעוד ההחתמות נשמרים במשך מנוי המשרד, אלא אם המשרד הורה על מחיקה מוקדמת.

העברת מסמך לרשימת "נמחקו לאחרונה" אינה מחיקה קבועה: ניתן לשחזרו עד 90 יום ממועד העברתו, כל עוד הוא לא נמחק לצמיתות ובהתאם למצב המנוי. מחיקה לצמיתות מסירה גם את תיעוד החתימות והצירופים שבמערכות השירות הפעילות. אין בהעברה לסל או בתום חלון השחזור הבטחה למחיקה אוטומטית. חלון השחזור של מסמך שונה מחלון 30 הימים לאחר סיום מנוי.

המשרד אחראי לבחון את הצורך בהמשך השמירה ולהורות על מחיקת מידע שאין עוד הצדקה להחזיקו. עליו לשמור מסמכים וראיות לתקופות החלות עליו לפי סוג המסמך והדין. השירות אינו מבטיח שמירה לתקופה קבועה של שבע שנים או לכל תקופה אחרת שמעבר להסכם.

עם סיום המנוי תופסק האפשרות לשליחות חדשות ולחתימה. חלון ההורדה מתחיל במועד סיום המנוי ולא במועד החתימה. במשך 30 יום ממועד הסיום יוכל המשרד להוריד את תיעוד החתימות בלבד, ללא חובה לחדש את המנוי. בתקופה זו לא תתאפשר הורדת מסמכי המקור, המסמכים החתומים או הצירופים מתוך השירות. מומלץ למשרד להוריד את המסמכים הנדרשים לו במהלך המנוי ולשמור אותם ביעד שבשליטתו. לאחר סיום המנוי ניתן לקבל את המסמכים גם בפנייה למסמכנט, כמפורט להלן. בהתראה לפני המחיקה יצוינו מועד סיום הייצוא העצמי והמועד המוקדם שבו עשויה להתבצע המחיקה. התראה שנשלחה לאחר סיום חלון הייצוא העצמי אינה מאריכה אותו; הגשת בקשה לקבלת עותקים כפופה למועד האחרון ולתנאים המפורטים להלן. אין בהגבלה זו לגרוע ממענה לבקשת מידע שהדין מחייב לקיים.

סיום המנוי עוצר גם המשך חתימה וגישה למסמכים דרך קישורים קיימים בשירות. הודעות ומסמכים שכבר נמסרו מחוץ למערכת אינם ניתנים לביטול באמצעות סיום המנוי. השעיה או ארכוב כשלעצמם אינם מועד תחילת חלון המחיקה, אלא אם נמסרה גם הודעת סיום מנוי בהתאם להסכם.

לקבלת מסמכי המקור, המסמכים החתומים והצירופים לאחר סיום המנוי, על מורשה מטעם המשרד לפנות ל-mismachnet@gmail.com ולציין את שם המשרד ואת המסמכים המבוקשים. לאחר אימות זהות הפונה והרשאתו, מסמכנט תמסור למשרד עותק של המסמכים שנותרו שמורים במערכות השירות הפעילות, בדרך מאובטחת ובתוך זמן סביר, ללא תשלום נוסף וללא צורך בחידוש המנוי. בקשה לקבלת עותקים במסלול זה יש להגיש לפחות שלושה ימי עסקים לפני מועד המחיקה. עליה לכלול פרטים המאפשרים לזהות את המשרד ואת המסמכים המבוקשים. מסמכנט תמסור למשרד מראש את מועד המחיקה ואת המועד האחרון להגשת הבקשה, ותודיע ללא דיחוי אם חסרים פרטים או נדרש אימות נוסף. בקשה שהוגשה במועד ותאפשר אימות מתאים תטופל כך שהעותקים יימסרו לפני המחיקה. אם הפונה לא השלים פרטים או אימות שנדרשו באופן סביר, מסמכנט תודיע על כך לפני המחיקה; פנייה חסרה אינה כשלעצמה מאריכה את תקופת השמירה. לעניין מסלול זה, ימי עסקים הם ימים א עד ה שאינם חג או יום שבתון על פי דין בישראל. המועד האחרון מתייחס למסירת עותקים חוזית למשרד בלבד ואינו מגביל בקשת עיון או זכות אחרת לפי דין. אין התחייבות לשחזור מסמכים שכבר נמחקו. מסירת העותק אינה מחדשת את המנוי או את הגישה השוטפת לשירות, ואינה גורעת מזכויות לפי דין.

נתוני ההחתמות ומסמכי ההחתמות יימחקו ממערכות השירות הפעילות בתום 30 יום ממועד סיום המנוי. מסמכנט תשלח למשרד התראה לפחות שלושה ימים לפני מועד המחיקה; ההתראה תפרט את מועד המחיקה, את המועד האחרון להגשת בקשה לקבלת עותקים ואת הדרך לפנות לשירות. מידע על המועד האחרון יימסר מראש, לפני חלוף המועד להגשת הבקשה, ולא רק בהתראה הסופית לפני המחיקה. שליחת ההתראה אינה מוסיפה תקופת שמירה מעבר ל-30 הימים. אם תקלה במשלוח ההתראה או בביצוע המחיקה מונעת את השלמת ההליך במועד, מסמכנט תפעל ללא דיחוי לתיקונה ולהשלמת המחיקה, תגביל את השמירה להיקף ולזמן הנחוצים לכך ולא תשתמש במידע לפעילות שוטפת. חידוש המנוי לפני המחיקה או חובת שמירה לפי דין או צו יטופלו כמפורט להלן. מחיקה לא תסכל טיפול בבקשת עיון כדין שהתקבלה בעוד המידע שמור. אם נדרשת שמירה לצורך הטיפול לפי דין, היא תוגבל למידע ולתקופה הנחוצים לכך.

תקופת 30 הימים מתייחסת למידע של שירות ההחתמות. תקופות השמירה והטיפול בנתוני חשבון, שאלונים ושירותי איסוף המסמכים מפורטות במדיניות הפרטיות. חובות צמצום המידע, הטיפול בבקשות ומחיקה לפי דין חלות גם על סוגי מידע אלה. מידע שנשמר מכוח חובה חוקית יוגבל להיקף ולתקופה הנדרשים, ולא ישמש לפעילות שוטפת אחרת.

חידוש המנוי לפני ביצוע המחיקה יפסיק את הליך המחיקה הנובע מסיומו. חידוש לאחר מחיקה אינו מבטיח אפשרות לשחזר מידע שנמחק.

מחיקה ממסמכנט אינה מוחקת עותקים שנשמרו במייל, בענן של המשרד או אצל נמענים. היקף מחיקת הגיבויים ומגבלותיו מפורטים בהסכם עיבוד המידע.

7. חובות המשרד ושימוש מותר

המשרד אחראי לחוקיות מסירת המידע, לקיום חובת היידוע ולקבלת הסכמות ככל שנדרשות. עליו לכלול במסמכים ובמסרים רק מידע הנחוץ למטרה ולוודא שמקבלי העותקים רשאים לקבלו.

אין להשתמש בשירות להתחזות, לזיוף חתימות, למשלוח ספאם, לפגיעה בפרטיות, להפרת זכויות, להפצת קוד מזיק או לעקיפת אמצעי אבטחה.

עיבוד מידע רפואי, פלילי או ביומטרי שאינו חלק מהשירות המוסכם טעון תיאום ואישור מראש. אין להעלות מידע שאינו נחוץ למטרה שלשמה נשלח המסמך.

המשרד אחראי לתוכן ההודעות ולציות לדיני הדיוור החלים עליהן. הסכמה לקבלת הודעות תפעוליות אינה משמשת אוטומטית הסכמה לקבלת פרסומות.

8. תשלום וביטול

מחיר המנוי, תקופת החיוב ומכסותיו יהיו לפי המסלול או ההצעה שאושרו בידי המשרד. תוספת בתשלום נפרד תחייב רק לאחר שנמסרו תנאיה ואושרה.

המחירון הרגיל ל-30 יום, בכפוף למסלול או להצעה שאושרו:

המחירים אינם כוללים מע"מ ככל שחל. תנאי מבצע או הצעה מיוחדת יחייבו רק אם נמסרו למשרד בכתב ואושרו. חיבור מספר WhatsApp ייעודי או תיבת דואר ייעודית עשויים להיות כרוכים בתשלום נפרד ובדמי הקמה, לפי הצעה שאושרה.

התשלום מתבצע בהוראת קבע, ביט או העברה בנקאית; אין תשלום בכרטיס אשראי. בהיעדר הסדר חידוש שאושר בכתב, המנוי מתחדש רק לאחר תשלום בעד תקופת חיוב נוספת של 30 יום. הסדר תשלום בהוראת קבע יפרט בכתב את מועדי החיוב, אופן חידוש המנוי ואופן הפסקת החיובים. עצם הבחירה באמצעי תשלום אינה הסכמה לחיובים או לחידוש מעבר להסדר שאושר.

שינוי מחיר יימסר לפחות 30 יום מראש ולא יחול על תקופה שכבר שולמה. המשרד רשאי שלא לחדש את המנוי בתנאים החדשים.

המשרד רשאי לבטל את המנוי בכל עת. הביטול יחול בתום התקופה ששולמה, אלא אם הוסכם אחרת. אין החזר על תקופה שהחלה, למעט החזר המגיע לפי דין, לפי תנאים אלה או לפי הסכם עיבוד המידע. אם המפעיל מפסיק את השירות מסיבה שאינה הפרה יסודית של המשרד, יינתן החזר יחסי על התקופה שלא סופקה.

אם המנוי לא חודש, יחל חלון הייצוא והמחיקה שבסעיף 6.

9. זמינות, תקלות והשעיה

השירות מסתמך על תשתיות תקשורת וספקים נוספים, ועשויות להתרחש תקלות. אין התחייבות לפעולה רציפה או למסירה מיידית של כל הודעה. המשרד אחראי לבדוק את סטטוס הטיפול במסמכים ובפרט כאשר קיים מועד מחייב.

המפעיל יפעל בשקידה סבירה לטיפול בתקלות ויודיע מראש, ככל האפשר, על תחזוקה מתוכננת. פנייה לתמיכה תיענה בתוך יום עסקים אחד; מועד המענה אינו התחייבות למועד פתרון.

בהפרה יסודית תינתן למשרד הודעה ואפשרות תיקון בתוך שבעה ימים לפני השעיה, אלא אם נדרשת פעולה מיידית למניעת פגיעה במידע, בשירות או באדם אחר. השעיה לא תשלול את האפשרות לקבל מידע שהמשרד זכאי לקבל, למעט הגבלה הנדרשת לפי דין או למניעת סיכון קונקרטי.

הפסקת השירות ביוזמת המפעיל ללא הפרה מצד המשרד תיעשה בהודעה של 60 יום מראש.

10. זכויות ואחריות

הזכויות בתוכנה ובממשק שייכות למפעיל או לבעלי הזכויות הרלוונטיים. הזכויות במסמכים ובתוכנם נשארות בידי בעלי הזכויות בהם.

המשרד מעניק למפעיל הרשאה מוגבלת לעבד את המידע והמסמכים לצורך מתן השירות וקיום ההסכם בלבד.

בכפוף לדין, המפעיל לא יישא באחריות לנזק עקיף, לאובדן רווחים או לאובדן מוניטין. הוצאות סבירות ומוכחות לשחזור מסמכים או מידע שאבדו עקב מעשה או מחדל שהמפעיל אחראי להם לא יוחרגו רק בשל סיווגן כנזק עקיף; הן ייבחנו כנזק ישיר, בכפוף לתקרת האחריות, לחריגים שלהלן ולהוראות הדין. אחריותו הכספית המצטברת כלפי המשרד לא תעלה על התשלומים בעד השירות ב-12 החודשים שקדמו לאירוע, ובכל מקרה תקרת האחריות לא תפחת מ-3,000 ש"ח.

הגבלות אלה אינן חלות על זדון, רשלנות רבתי, הפרת הסכם עיבוד המידע שגרמה לפגיעה בפרטיות, נזק גוף או אחריות שאין להתנות עליה בדין. אין בהטלת חובה על המשרד כדי לפטור את המפעיל מחובותיו שלו.

המשרד ישפה את המפעיל בגין נזק או חיוב הנובעים מהפרה של המשרד או משימוש בלתי חוקי מטעמו, במידה שהם מיוחסים לו. המפעיל יודיע על תביעת צד שלישי בהקדם, יאפשר למשרד להשתתף בהתגוננות ולא יסכים בשמו לחיוב או לפשרה ללא הסכמתו. השיפוי לא יחול על חלק בנזק שנגרם עקב מעשה או מחדל של המפעיל.

11. שינויים בתנאים והעברת פעילות

שינוי מהותי בתנאים יימסר לפחות 30 יום מראש ויובא לאישור גורם מוסמך במשרד. המשך שימוש לבדו אינו הסכמה לשינוי מהותי. משרד שאינו מסכים רשאי לסיים את ההתקשרות ולקבל החזר יחסי בעד התקופה שלא נוצלה.

הסרת יכולת מהותית שהמשרד משתמש בה בקביעות תטופל כשינוי מהותי לפי סעיף זה.

המפעיל ישמור תיעוד של הנוסח שאושר ומועד האישור.

העברת הפעילות לאחר תותנה בקבלת התחייבויות המפעיל בידי הנעבר. העברת הפעילות אינה כשלעצמה משחררת את המפעיל מחיובים קיימים, לרבות מסירת מידע, החזרים ואחריות לאירועים שקדמו להעברה. שחרור מחיובים טעון הסכמה תקפה של המשרד ככל שנדרשת בדין. תימסר הודעה של 30 יום מראש על זהות הנעבר ועל ההעברה, ולמשרד תינתן אפשרות לסיים את ההתקשרות, לקבל החזר יחסי בעד תקופה ששולמה ולא נוצלה ולקבל את המידע בהתאם לסעיף 6. אין בהעברה היתר לשנות את מטרות עיבוד המידע או את תנאי ההסכם ללא אישור הנדרש לפי דין והסכם.

12. דין ופניות

הדין החל הוא הדין הישראלי. סמכות השיפוט העניינית והמקומית תיקבע לפי הוראות הדין.

לפני פנייה לערכאות יאפשר הצד הפונה לצד האחר 14 יום לבירור המחלוקת בכתב. אין בכך למנוע בקשה דחופה לסעד, לעכב פעולה הנדרשת לפי דין או להאריך מועד התיישנות או מועד להגשת הליך.

לפניות: מיטב לוי, מסמכנט, איריס 89, מבועים; mismachnet@gmail.com.

13. נסיבות חיצוניות ושונות

צד לא יישא באחריות לעיכוב שנגרם מנסיבות שאינן בשליטתו הסבירה ושלא ניתן היה למנוע באמצעים סבירים. הוא יודיע לצד האחר בהקדם ויפעל לצמצום ההשפעה. נמשכה ההפסקה מעל 30 יום רצופים, ניתן לסיים את ההתקשרות ולקבל החזר יחסי בעד שירות שלא סופק. אין בכך לפטור מחובות הגנת מידע, דיווח וטיפול באירוע החלות לפי דין והסכם.

הפרה יסודית כוללת אי תשלום, שימוש בלתי חוקי, מסירת גישה למי שאינו מורשה או פעולה המסכנת את המידע או את תשתית השירות. הטיפול בה כפוף להוראות ההשעיה, הייצוא והמחיקה שבמסמך זה.

לעניין תנאים אלה, יום עסקים הוא יום א עד ה שאינו חג או יום שבתון על פי דין בישראל. מועדים הנקובים בימים ללא ציון ימי עסקים נספרים בימים קלנדריים. תנאים מיוחדים בכתב שאושרו בין הצדדים יחולו בנושא שהוסדר בהם. ביטול סעיף שאינו תקף לא יבטל את יתר ההסכם. הימנעות מאכיפה אינה ויתור על זכות. חובות סודיות, טיפול במידע שטרם נמחק ואחריות הנובעת מאירוע בתקופת השירות ימשיכו לחול ככל שנדרש לאחר סיומו.

הרישיון לשירות הוא אישי למשרד, מוגבל, לא בלעדי ולא ניתן להעברה, למשך המנוי ולצורכי עסקו. אין בהתקשרות יצירת יחסי עבודה, שותפות או שליחות. הנוסח הקובע הוא בעברית. הודעות למשרד יישלחו לכתובת הרשומה בחשבונו; הודעה בדוא"ל תיחשב כנמסרת ביום העסקים שלאחר שליחתה, בכפוף לדין ולמידע על כשל במסירה.