מסמכנט, המופעלת על-ידי מסמכנט, עוסק פטור ("החברה", "אנחנו"), מחויבת להגנה על פרטיות המידע של לקוחותיה ומשתמשיה.
מדיניות פרטיות זו מתארת אילו נתונים נאספים ומעובדים בפלטפורמה, כיצד הם מנוהלים, ומה זכויות הנוגעים בדבר.
מדיניות זו פורסמה בהתאם לדרישות חוק הגנת הפרטיות, תשמ"א-1981, ותיקון 13 לחוק (בתוקף מאוגוסט 2025).
| גורם | תפקיד בחוק | הסבר |
|---|---|---|
| מסמכנט / החברה | מעבד מידע (Processor) | מספקים את הטכנולוגיה ומעבדים נתונים בהוראת המשרד |
| משרד רואי החשבון | בעל המאגר (Controller) | קובע מטרות עיבוד המידע, אחראי ללקוחות הקצה שלו |
| לקוח קצה של המשרד | נושא המידע (Data Subject) | האדם שמידעו מעובד |
חריג — מידע שנמסר ישירות למסמכנט: לגבי פרטי ההרשמה של המשרד, פניות הנשלחות דרך טפסי יצירת הקשר ופרטים של מתעניינים בשירות — מסמכנט היא בעלת המאגר. מידע זה משמש אך ורק לתפעול החשבון, למענה לפניות וליצירת קשר בנוגע לשירות. הוא אינו קשור למידע על לקוחות הקצה של המשרדים, וניתן לבקש את מחיקתו בכל עת בפנייה אלינו.
פנייה בנושאי פרטיות של לקוחות קצה — יש לפנות ישירות למשרד רואי החשבון שאיתו אתם בקשר. המשרד הוא הגורם האחראי.
מידע של עובדי המשרד (משתמשי הדשבורד):
| סוג מידע | מטרת איסוף |
|---|---|
| שם מלא | זיהוי המשתמש בדשבורד |
| כתובת אימייל | התחברות ותקשורת |
| מספר טלפון | WhatsApp (אם מוגדר) |
| סיסמה (מוצפנת) | אימות זהות |
| תפקיד (Admin/Staff) | ניהול הרשאות |
מידע על לקוחות הקצה (נמסר על-ידי המשרד):
| סוג מידע | מטרת עיבוד |
|---|---|
| שם מלא | זיהוי וניהול |
| מספר טלפון | שליחת הודעות WhatsApp |
| כתובת אימייל | שליחת אימיילים ומסמכים |
| שם עסק וסוג עוסק | ניהול תיק |
| מספר זהות | זיהוי הלקוח ואימות כניסה לאתר ההעלאה (4 ספרות אחרונות) |
| תשובות שאלון | קביעת מסמכים נדרשים |
| סטטוס מסמכים | מעקב תיק |
| הערות עובד | ניהול פנימי |
מידע שנמסר דרך אתר ההעלאה:
| סוג מידע | הערה |
|---|---|
| תשובות שאלון | מועברות ל-PocketBase ולמשרד. מספר השאלות משתנה בהתאם למצב האישי ולהגדרות המשרד |
| נתוני שאלון הצהרת הון | מידע פיננסי הנדרש להכנת הצהרת הון (לרבות נכסים, יתרות חוב ופרטי צדדים קשורים — שם ומספר זהות). נשמר בבסיס הנתונים ומועבר למשרד |
| מסמכים שהועלו | לא נשמרים — מועברים מיידית לאימייל המשרד ונמחקים |
| סטטוס "לא רלוונטי" | מסומן בבסיס הנתונים |
נתוני הצהרת ההון עשויים לכלול מידע בעל רגישות מיוחדת כהגדרתו בתיקון 13 (כגון נתוני שכר ופעילות פיננסית). מידע כאמור מעובד אך ורק לצורך שירות הצהרות ההון, בהוראת המשרד, ובכפוף לאמצעי האבטחה המפורטים במדיניות זו ובהסכם עיבוד המידע.
| מטרה | בסיס משפטי |
|---|---|
| מתן שירות הפלטפורמה | ביצוע חוזה |
| שירות הצהרות הון (עיבוד מידע פיננסי) | הוראת המשרד (בהיותו Controller) |
| שליחת הודעות WhatsApp ואימייל | הוראת המשרד (בהיותו Controller) |
| מניעת ספאם (throttling) | אינטרס לגיטימי |
| אבטחת המערכת | אינטרס לגיטימי |
| ציות לדרישות חוקיות | חובה חוקית |
מה אנחנו לא עושים: לא מוכרים מידע לצד שלישי, לא משתמשים במידע המעובד עבור המשרדים לשיווק ישיר, לא מבצעים קבלת החלטות אוטומטית שיש לה השפעה משפטית.
| גורם | מדינה | שימוש |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | גרמניה (EU) | אחסון שרת — PocketBase ו-N8N |
| MailerSend | בלגיה (EU) | שליחת מיילים עם מסמכים |
| ספק תשתית הודעות WhatsApp | בינלאומי | העברת הודעות WhatsApp (שם נמען, טלפון ותוכן ההודעה) |
| שירות קיצור קישורים | בינלאומי | יצירת קישורים מקוצרים לאתר ההעלאה |
הודעות WhatsApp מועברות בנוסף דרך רשת WhatsApp העולמית (Meta), בהתאם לתנאי השימוש של WhatsApp.
אנו נדרשים בהוראות חוק לחשוף מידע לרשויות מוסמכות ישראליות במידה שנדרש כדין, ונדאג להודיע על כך ככל שהדבר מותר.
6.1 מיקום שרתים: בסיס הנתונים ורכיבי הפלטפורמה מאוחסנים בשרתי Contabo, גרמניה — בתוך גבולות האיחוד האירופי.
6.2 שליחת מיילים: מיילים עם מסמכים נשלחים באמצעות שירות MailerSend, המאחסן ומעבד את הנתונים בשרתים בבלגיה — בתוך גבולות האיחוד האירופי. השירות עומד בתקן ISO 27001 ובדרישות ה-GDPR.
6.3 הודעות WhatsApp: הודעות WhatsApp מועברות באמצעות ספק תשתית הודעות ודרך רשת WhatsApp העולמית. בערוץ זה ייתכן עיבוד מידע גם מחוץ לאיחוד האירופי, בכפוף לאמצעי ההגנה של הספקים.
6.4 הצפנה: כל תקשורת עם שרתי הפלטפורמה מוצפנת ב-TLS (HTTPS).
7.1 החברה נוקטת באמצעי אבטחה טכניים וארגוניים מתאימים, לרבות:
7.2 לא ניתן להבטיח אבטחה מוחלטת של מידע דיגיטלי. האחריות לאבטחת המסמכים לאחר העברתם לאימייל המשרד חלה על המשרד.
| סוג מידע | תקופת שמירה |
|---|---|
| נתוני חשבון עובד משרד | כל עוד החשבון פעיל + 30 יום לאחר סיום |
| נתוני לקוחות קצה | כל עוד חשבון המשרד פעיל + 30 יום |
| מסמכים שהועלו | נמחקים לאחר העברה לאימייל המשרד |
| הגדרות אוטומציות | כל עוד חשבון המשרד פעיל |
| מוני שליחת הודעות (כמות בלבד, ללא תוכן) | כל עוד חשבון המשרד פעיל |
| פניות תמיכה (טיקטים) | נמחקות אוטומטית לאחר 24 שעות |
עם סיום שירות, ניתן ייצוא נתונים תוך 30 יום, ולאחר מכן הנתונים נמחקים לצמיתות.
| זכות | הסבר |
|---|---|
| זכות עיון | לקבל אישור האם מעובד מידע עליך ולקבל עותק ממנו |
| זכות תיקון | לדרוש תיקון מידע לא מדויק |
| זכות מחיקה | לדרוש מחיקת מידע (בתנאים הקבועים בחוק) |
| זכות התנגדות | להתנגד לעיבוד מידע בנסיבות מסוימות |
לקוחות קצה: יש לפנות ישירות למשרד רואי החשבון. המשרד הוא בעל המאגר האחראי.
עובדי משרד: יש לפנות לחברה ישירות: mismachnet@gmail.com
בהתאם לתיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות:
הדשבורד משתמש באחסון מקומי בדפדפן (localStorage) לצורך תפעול השירות בלבד, ובכלל זה:
הפלטפורמה אינה משתמשת בעוגיות מעקב, Google Analytics, Facebook Pixel, או כל כלי ניתוח.
הפלטפורמה מיועדת לשימוש עסקי בלבד. אנחנו לא מאספים ביודעין מידע על ילדים מתחת לגיל 18.
החברה רשאית לעדכן מדיניות זו. שינויים מהותיים יועברו בהודעה מוקדמת של 30 יום לכתובות האימייל הרשומות. המשך שימוש לאחר כניסת השינויים לתוקף מהווה הסכמה.
לכל שאלה, בקשה, או תלונה בנושא הגנת פרטיות:
מסמכנט
מבועים איריס 89
אימייל: mismachnet@gmail.com
פניות יטופלו תוך 30 יום ממועד קבלתן.
רשות להגנת הפרטיות (PPA): ניתן גם לפנות לרשות הממשלתית להגנת הפרטיות בכתובת gov.il.