מדיניות פרטיות

1. מי מעבד את המידע

מסמכנט מופעלת בידי מיטב לוי, עוסק מספר 326026002, איריס 89, מבועים. לפניות: mismachnet@gmail.com.

ביחס למידע על לקוחות המשרד ולמידע במסמכים שהוא מנהל, המשרד קובע את מטרות העיבוד והוא בעל השליטה במאגר. מסמכנט מעבדת מידע זה מטעמו.

ביחס לפרטי ההתקשרות עם מסמכנט, ניהול החשבון, חיוב ופניות הנוגעות לשירות עצמו, המפעיל הוא בעל השליטה. קבלת מידע מחותם ישירות דרך המערכת אינה כשלעצמה משנה את אחריות המשרד למידע שבשליטתו.

2. המידע שאנחנו מעבדים

פרטי משתמשי המשרד: שם, דוא"ל, טלפון, פרטי התחברות, תפקיד והרשאות.

פרטי לקוחות ונמענים: פרטי זיהוי וקשר שמסר המשרד או האדם עצמו, נתוני תיק, תשובות לשאלונים, הערות וסטטוסים.

בשירות ההחתמות: מסמך המקור, המסמך החתום, נתונים שמולאו, חתימה גרפית, צירופים, תבניות ופרטי הנמענים.

נתוני פעילות: מועדי פעולות ושליחת הודעות, נתוני אימות, תיעוד הסכמות, כתובת IP ונתוני דפדפן, בהתאם לפעולה.

המסמכים והשאלונים עשויים לכלול מידע פיננסי ומידע בעל רגישות מיוחדת. היקף המידע תלוי בשירות ובהוראות המשרד.

3. מטרות העיבוד

המידע מעובד לצורך ניהול החשבון והתיקים, איסוף מידע ומסמכים, שליחת הודעות, ביצוע חתימות ותיעודן, מסירת עותקים, מתן תמיכה ואבטחת השירות.

העיבוד נעשה לפי ההסכמות וההרשאות הנדרשות בדין או מכוח סמכות חוקית מתאימה. הוראה של משרד אינה מתירה שימוש האסור בדין.

מסמכנט אינה מוכרת מידע על לקוחות המשרדים, אינה משתמשת בו לפרסום או לפילוח שיווקי ואינה משתמשת בתוכן המסמכים לאימון מודלים.

4. מסירת מידע ובחירה

במסירת מידע למשרד, המשרד אחראי ליידע את האדם בעת האיסוף בדבר זהותו ודרכי הקשר עמו, מטרות האיסוף, מקבלי המידע ומטרות המסירה להם, האם המסירה מחויבת בדין או נתונה לבחירתו, תוצאת הסירוב וזכויות העיון והתיקון. מסמכנט אחראית לחובות היידוע החלות עליה ביחס למידע שהיא אוספת למטרותיה.

הרשמה למסמכנט ומסירת פרטי חשבון או פנייה לתמיכה הן לבחירתך. פרטים המסומנים כנדרשים משמשים לזיהוי המשתמש והמשרד, יצירת קשר, ניהול הרשאות, חיוב או בירור הפנייה, לפי הפעולה. ללא פרטים הנחוצים לפעולה לא ניתן יהיה לפתוח או להפעיל חשבון, או להשלים את הטיפול המבוקש. מידע נוסף שאינו נדרש הוא רשות; אין למסור במסגרת פנייה לתמיכה מידע אישי שאינו נחוץ לבירורה. אם מסירת פרט מסוים מחויבת בדין, הדבר יובהר בעת הבקשה. פרטי המפעיל מופיעים בסעיף 1, מקבלי המידע בסעיף 5 ודרכי מימוש הזכויות בסעיף 9. פרסום מדיניות זו אינו מחליף הודעה מתאימה בעת איסוף המידע.

הבחירה להשתמש במסלול החתימה המקוון אינה כשלעצמה חובה חוקית. ללא הנתונים הנדרשים לא ניתן להשלים את הפעולה במסלול זה. לבירור חלופה יש לפנות למשרד. חובה למסור מידע או לחתום על מסמך מסוים עשויה להתקיים בנפרד מהבחירה להשתמש במסמכנט.

5. למי נמסר המידע

המידע נגיש למשתמשים המורשים במשרד, ולמפעיל או לנותני שירות מורשים מטעמו בהיקף הנדרש לתפעול, תמיכה ואבטחה.

מסמכים ופרטי התהליך נמסרים לנמענים שהמשרד הגדיר, לרבות חותמים נוספים ומקבלי עותקים. המשרד אחראי להגדיר את הנמענים בהתאם להרשאה ולצורך.

ספקי השירות מקבלים מידע בהתאם לתפקידם: אחסון, מסד נתונים, העברת הודעות, קיצור קישורים וחיבור לענן. הודעות עשויות לכלול שם, פרטי קשר, תוכן וקישורים אישיים; מיילים עשויים לכלול מסמכים. שירות קיצור קישורים עשוי לקבל גם את המזהה הסודי שבקישור.

מידע יימסר לרשות מוסמכת כאשר קיימת חובה חוקית לעשות זאת, בהיקף הנדרש בלבד.

מסירת מידע לספק מוגבלת לשירות שבו נעשה שימוש. חשבון Google Drive מחובר רק לבקשת המשרד; עותק הנשמר בו אינו מחליף את שמירת מסמכי ההחתמות במסמכנט. רכיבי התוכנה PocketBase ו-n8n מופעלים במסגרת התשתית שלנו; עצם השימוש בהם אינו מסירת תוכן המאגר לחברה המפתחת אותם.

ביחס ל-Switchy, אין בידינו אימות מלא של הסכם העיבוד החל על מידע לקוחות, מיקומי העיבוד והמחיקה של קישורים ונתוני קליקים. מחיקה ממערכות מסמכנט אינה אישור שהמידע אצל ספק הקיצור נמחק. לפירוט על מידע שנמסר דרך השירות ולבקשות בנוגע אליו ניתן לפנות למסמכנט. גילוי מגבלה זו אינו מחליף את חובות המפעיל לפי דין.

6. אחסון וענן

במסלולי איסוף המסמכים לדוח שנתי ולהצהרת הון, הקבצים מועברים ליעד שהגדיר המשרד ואינם משמשים ארכיון במסמכנט. נתוני השאלונים והניהול נשמרים בנפרד.

בשירות ההחתמות נשמרים אצל מסמכנט מסמכי המקור, המסמכים החתומים, הצירופים ותיעוד התהליך.

אם המשרד חיבר חשבון ענן, ניתן לשמור בו עותק נוסף. החיבור מאפשר פעולות הנדרשות לשירות במסגרת ההרשאות שניתנו. ניתוק החיבור אינו מוחק עותקים שכבר הועברו.

מידע עשוי להיות מעובד מחוץ לישראל. העברות אלה כפופות לדין הישראלי ולהסדרי ההגנה החלים על הספקים; עצם השימוש בספק זר אינו פוטר מקיום דרישות אלה.

7. תקופות שמירה

מסמכי ההחתמות ותיעודם נשמרים במשך המנוי, בכפוף להוראת מחיקה מוקדמת. עם סיום מנוי המשרד נחסמות שליחות חדשות והאפשרות לחתום. חלון 30 הימים נספר ממועד סיום המנוי, ולא ממועד חתימת מסמך. הוא מאפשר למשרד להוריד תיעוד חתימות בלבד; הוא אינו ממשיך את השימוש השוטף בשירות.

לקבלת מסמכי המקור, המסמכים החתומים והצירופים לאחר סיום המנוי, על מורשה מטעם המשרד לפנות ל-mismachnet@gmail.com ולציין את שם המשרד ואת המסמכים המבוקשים. לאחר אימות זהות הפונה והרשאתו, מסמכנט תמסור למשרד עותק של המסמכים שנותרו שמורים במערכות השירות הפעילות, בדרך מאובטחת ובתוך זמן סביר, ללא תשלום נוסף וללא צורך בחידוש המנוי. בקשה לקבלת עותקים במסלול זה יש להגיש לפחות שלושה ימי עסקים לפני מועד המחיקה. עליה לכלול פרטים המאפשרים לזהות את המשרד ואת המסמכים המבוקשים. מסמכנט תמסור למשרד מראש את מועד המחיקה ואת המועד האחרון להגשת הבקשה, ותודיע ללא דיחוי אם חסרים פרטים או נדרש אימות נוסף. בקשה שהוגשה במועד ותאפשר אימות מתאים תטופל כך שהעותקים יימסרו לפני המחיקה. אם הפונה לא השלים פרטים או אימות שנדרשו באופן סביר, מסמכנט תודיע על כך לפני המחיקה; פנייה חסרה אינה כשלעצמה מאריכה את תקופת השמירה. לעניין מסלול זה, ימי עסקים הם ימים א עד ה שאינם חג או יום שבתון על פי דין בישראל. המועד האחרון מתייחס למסירת עותקים חוזית למשרד בלבד ואינו מגביל בקשת עיון או זכות אחרת לפי דין. אין התחייבות לשחזור מסמכים שכבר נמחקו. מסירת העותק אינה מחדשת את המנוי או את הגישה השוטפת לשירות, ואינה גורעת מזכויות לפי דין.

נתוני ההחתמות ומסמכי ההחתמות יימחקו ממערכות השירות הפעילות בתום 30 יום ממועד סיום המנוי. מסמכנט תשלח למשרד התראה לפחות שלושה ימים לפני מועד המחיקה; ההתראה תפרט את מועד המחיקה, את המועד האחרון להגשת בקשה לקבלת עותקים ואת הדרך לפנות לשירות. מידע על המועד האחרון יימסר מראש, לפני חלוף המועד להגשת הבקשה, ולא רק בהתראה הסופית לפני המחיקה. שליחת ההתראה אינה מוסיפה תקופת שמירה מעבר ל-30 הימים. אם תקלה במשלוח ההתראה או בביצוע המחיקה מונעת את השלמת ההליך במועד, מסמכנט תפעל ללא דיחוי לתיקונה ולהשלמת המחיקה, תגביל את השמירה להיקף ולזמן הנחוצים לכך ולא תשתמש במידע לפעילות שוטפת. חידוש המנוי לפני המחיקה או חובת שמירה לפי דין או צו יטופלו כמפורט להלן. מחיקה לא תסכל טיפול בבקשת עיון כדין שהתקבלה בעוד המידע שמור. אם נדרשת שמירה לצורך הטיפול לפי דין, היא תוגבל למידע ולתקופה הנחוצים לכך.

הסדר 30 הימים מתייחס לשירות ההחתמות בלבד. נתוני חשבון, שאלונים וניהול איסוף המסמכים נשמרים כל עוד הם נחוצים למתן השירות ולמטרות שלשמן נאספו. לאחר סיום ההתקשרות תוגבל שמירתם לצורך סיום הטיפול, השבת מידע למשרד, קיום חובה חוקית או בירור מחלוקת ממשית. מידע שאין עוד צורך מוצדק בשמירתו יימחק או יעבור התממה. פניות תמיכה ויומני תפעול יישמרו כל עוד הם נחוצים לטיפול בפנייה, לבירור תקלה או לאבטחה, בכפוף לחובות שמירה החלות לפי דין. לא נקבעה כאן תקופת שמירה אחידה לכל סוגי המידע האלה; אין בכך היתר לשמירה בלתי מוגבלת.

העברת מסמך ל"נמחקו לאחרונה" משאירה את המידע במערכת לצורך אפשרות שחזור עד 90 יום, בכפוף למצב המנוי ולמחיקה קבועה מוקדמת. מחיקה קבועה מסירה את המסמך ואת תיעודו ממערכות השירות הפעילות. תום אפשרות השחזור אינו כשלעצמו אישור שהמידע נמחק.

בחלון 30 הימים שלאחר סיום המנוי ניתן להוריד את תיעוד החתימות בלבד; מסמכי המקור, המסמכים החתומים והצירופים אינם זמינים להורדה מתוך השירות בתקופה זו. המידע נשמר עד מועד מחיקתו גם כאשר אינו זמין להורדה. החלון אינו מתחיל ביום חתימת המסמך ואינו מחליף את חובות השמירה החלות על המשרד. הגבלת ההורדה אינה גורעת מטיפול בבקשות עיון ובבקשות מידע שהדין מחייב לקיים.

מידע שחובה לשמור לפי דין או צו יישמר בהיקף המזערי ולמשך התקופה הנדרשת. מידע חשבונאי הנוגע להתקשרות עם מסמכנט יישמר בהתאם לחובות החלות על המפעיל.

יומני אבטחה יישמרו בהתאם לדרישות הדין החלות עליהם. אין להסיק מתקופת השמירה שלהם תקופת שמירה זהה לכל המסמכים.

עותקים שנמסרו למשרד או לנמענים כפופים לאחריותם ולמדיניות השמירה שלהם.

עותקי גיבוי עשויים להיוותר לאחר המחיקה מהמערכות הפעילות. בשלב זה לא נקבעה תקופה מרבית לסילוקם; לפיכך מחיקה מהמערכות הפעילות אינה אישור למחיקה מכל העותקים. אפשר לפנות למסמכנט לבירור מצב מידע מסוים. גם מידע בגיבוי כפוף לחובות צמצום, אבטחה ומחיקה לפי דין ולא ישמש לפעילות שוטפת לאחר שנמחק מהמערכות הפעילות.

8. אחסון בדפדפן

השירות משתמש באחסון מקומי לצורך התחברות, העדפות ונתוני עבודה.

במסך החתימה ניתן לבחור בנפרד לשמור חתימה גרפית בדפדפן לשימוש חוזר למשך שעה. בתום השעה החתימה אינה זמינה לשימוש חוזר. העותק עשוי להישאר באחסון הדפדפן עד שהשירות יבדוק את תוקפו בביקור חוזר ויסיר אותו, או עד למחיקת נתוני האתר. סגירת האתר אינה מוחקת את העותק באופן אוטומטי. ניתן להסיר את החתימה מוקדם באמצעות מחיקת נתוני האתר או פעולת המחיקה במסך. אין לשמור חתימה לשימוש חוזר במכשיר משותף.

9. זכויות ופניות

ניתן לבקש לעיין במידע אישי ולתקן מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן, בהתאם לדין. בקשות מחיקה ייבחנו לפי התנאים הקבועים בדין, מטרות העיבוד וחובות השמירה.

ביחס למידע שבשליטת המשרד יש לפנות אליו. מסמכנט תסייע למשרד בטיפול ותעביר אליו פניות רלוונטיות שיתקבלו אצלה. אם פנית למסמכנט תחילה בבקשה לעיין במידע אישי על אודותיך, לאחר אימות מתאים נודיע אם אנו מחזיקים מידע אישי עליך. אם אנו מחזיקים מידע שבשליטת משרד, נמסור את שם בעל השליטה ואת מענו, בהתאם לדין. מידע שבשליטת המפעיל יטופל ישירות בידי מסמכנט. נפעל לפי מנגנון העיון הקבוע בדין ונעביר את הפנייה למשרד לפי הצורך. ביחס למידע שבשליטת המפעיל ניתן לפנות ל-mismachnet@gmail.com.

לצורך הגנה על המידע עשוי להידרש אימות זהות מתאים. מענה יינתן במועדים הנדרשים בדין.

10. אבטחה ועדכונים

המפעיל מחויב לאמצעי אבטחה מתאימים ולחובות שבהסכם עיבוד המידע. אין אפשרות להבטיח חסינות מוחלטת מפני תקלה או גישה בלתי מורשית.

עדכון מדיניות יפורסם בציון מועדו. שינוי מהותי בהתקשרות עם המשרד כפוף למנגנון ההודעה והאישור שבתנאי השימוש. שינוי במדיניות אינו כשלעצמו הסכמה של אדם לעיבוד חדש הטעון הסכמה.

11. הודעות מטעם מסמכנט ומידע על קטינים

מסמכנט עשויה לשלוח למשרדים ולמתעניינים הודעות תפעוליות הנוגעות לשירות. הודעות פרסום יישלחו רק כאשר מתקיימים התנאים הנדרשים בדין. ניתן לבקש הפסקת הודעות פרסום באמצעות דרך ההסרה שבהודעה או בפנייה למפעיל. אישור חתימה של לקוח משרד אינו הסכמה לקבלת פרסומות ממסמכנט.

השירות מיועד לפעילות עסקית ואינו מכוון להתקשרות עצמאית של קטינים. מסמכי המשרד ושאלוניו עשויים לכלול מידע על בני משפחה, לרבות קטינים. המשרד אחראי לבסיס החוקי לאיסוף, לצמצום המידע ולבחירת חותם בעל סמכות מתאימה.